Digitalisierung des Pfadfindermuseums
Die Digitalisierung beginnt bei mir: @pfadfindermuseum.org
Im Sommer 2022 haben Martin Mucha und Gregor Holub mit dem Projekt „Digitalisierung des Pfadfindermuseums“ begonnen, das bis 2024 laufen wird. Jetzt gilt es, im 1. Quartal 2023 möglichst alle Vereinsmitglieder ins Internet zu bringen und mit E-Mails auszustatten. Über die Plattform www.stifter-helfen.at stellt uns Microsoft bis zu 300 Mailaccounts und ein großes Intranet (mit SharePoint, Exchange-E-Mails, MS Teams, OneDrive, Videoserver „Streams“) gratis zur Verfügung. Dieses Angebot wird von den PPÖ und deren Landesverbänden schon seit einem Jahrzehnt und vom Gildeverband PGOE seit 2020 genützt: Manche von euch werden dann wohl bereits mehrere Accounts haben, zwischen denen man übrigens leicht wechseln kann.
E-Mails für Dich
Alle Museums-Mitglieder und -Botschafter sollen die neue E-Mailadresse vorname(dot)nachname(at)pfadfindermuseum(dot)org verwenden, die auch der neue Benutzername im Internet und bei den PCs im Museum sein wird. In diesem professionellen „Geschäfts- oder Schulkonto“ ist ein 50 GB großes Postfach am Exchange-Server von Office/Microsoft 365 und die Dateiablage „OneDrive“ (ähnlich Dropbox) enthalten.
Sichere Passwörter
Eine erste Hürde stellen die Passwörter dar: sie dürfen nur in einem System verwendet werden, müssen „sicher“ sein und auch gemerkt werden. Ihr braucht also ein absolut neues Passwort, das auch Klein-, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (&, €, $, %, etc.) enthält, 10 oder mehr Zeichen lang ist und keine Vor- oder Tiernamen, Geburtsdaten, Reiseziele verwendet: am besten gar keine Begriffe, die man im Wörterbuch findet. Wie merkt man sich das? Mit einem Passwortmanager (KeePass, 1Password, LastPass, Chrome und Firefox haben z. B. einen) und man schreibt es sich auf! Falls ihr das Passwort vergessen habt, wendet euch zum Zurücksetzen an Martin: meist muss das Passwort auch gleich beim 1. Login geändert werden.
Sicherheit: MS Authenticator (wie im Telebanking)
Unser neues „Microsoft 365-Intranet" bietet bereits jetzt sehr viel sensible Informationen (s.u.), deshalb wird auch auf Sicherheit geachtet. Es reicht nicht alleine die Anmeldung mit Benutzername (vorname(dot)nachname(at)pfadfindermuseum(dot)org) und Passwort - es wird eine zweite Ebene eingezogen: Das geht am einfachsten mit der Handy-App „Microsoft Authenticator“. Das funktioniert ähnlich wie die Handy-Signatur oder das Telebanking, wo man mit einer 2. App seine Identität bestätigt. So müsste ein Dieb nicht nur euer Passwort erraten, sondern auch Zugang zu eurem Mobiltelefon haben.
Das neue Intranet: https://pfadfindermuseum.sharepoint.com
Es gibt aber nicht nur eine Profi-E-Mailadresse, sondern auch ein sogenanntes, geschlossenes Intranet. Und im Fall des Museums ist das bereits jetzt prall gefüllt mit Informationen. Momentan stehen
- 28.698 Fotos aus der Pfadfinderei mit 50 GB
- Unser internes „YouTube“: 594 Videos mit über 400 GB und
- 422 Musikstücke online, und es werden laufend mehr.
Das ist eine private Sammlung, die ihr euch persönlich anhören und im kleinen Kreis (Gilde, Gruppe) gerne ansehen und herzeigen könnt. Die Rechte an diesen Medien sind nicht geklärt: Sie dürfen also nicht ins Internet gestellt, weitergegeben oder publiziert werden: Als Museumsmitglieder habt ihr aber das exklusive die Möglichkeit, euch an diesen Informationsperlen zu erfreuen und sie für Forschungszwecke zu nutzen. In Zukunft werden die frei verwendbaren Medien gekennzeichnet werden.
E-Mail-Konto einrichten
Nachdem ihr gesehen habt. was an Material geboten wird, solltet ihr eure E-Mail einrichten. Am Einfachsten gleich das neue Konto unter den (System-)Einstellungen anlegen: dann steht es gleich allen Apps zur Verfügung (und das sind mehrere s.u.). Sonst im Mailprogramm ein „neues Konto“ hinzufügen, dabei „Exchange/Office 365“ als Server auswählen und das neue, sichere Passwort eingeben. In Zukunft könnt ihr dann bei jeder einzelnen Mail wählen, welche Absenderadresse ihr verwenden wollt. Eure Mailbox kann bis zu 50 GB an Nachrichten enthalten, E-Mails könnten bis 100 MB groß sein. Wenn es Probleme gibt, dann die Hotline anrufen: Martin(dot)Mucha(at)pfadfindermuseum(dot)org bzw. +43 664 76 11 990
Zusammenarbeit mit MS Teams
In der Pandemie sind ja Videokonferenzen mit Zoom, WhatsApp, Signal, Skype, etc. sehr beliebt geworden: war das doch oft der einzige Weg, um sich wieder mal (über die Kamera) zu sehen und zu chatten (Bassena-Tratsch im Internet).
Microsoft bietet uns dafür die App „MS Teams“, die man sowohl am Smartphone als auch am Computer (mit Mikrofon und Webcam) nutzen kann. Man kann aber auch direkt im Browser MS Teams benutzen: https://teams.microsoft.com und dort mit eurem „Geschäfts- oder Schulkonto" @pfadfindermuseum.org anmelden.
MS Teams kann aber bedeutend mehr als alle anderen der oben genannten Programme: Es erlaubt neben dem Chatten wie mit WhatsApp auch die gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten: Word-, PowerPoint-, Excel-, MP4-Filme, Datenbanken/Listen. Der Vereinsvorstand, die Botschafter, das Digitalisierungsteam, die Fotografen, die Betreuer unserer Präsenzbibliothek, diejenigen, die Objekte katalogisieren oder im Archiv arbeiten: jeder dieser Gruppen hat dort ihren eigenen Chat und kann zusammenarbeiten. Martin fügt euch gerne bei den passenden Gruppen hinzu.
Viele neue Apps am Smartphone
Ich selbst nutze alle diese Dienste primär am Mobiltelefon. Mit einem Android oder Apple iPhone ist das kein Problem; es sollte aber mindestens 32 oder besser 64 GB Speicher haben. Die Apps, die man im Google Playstore oder dem Apple App Store installieren sollte, sind Microsoft 365 (früher Office 365), Outlook (für E-Mails), Word, Excel, PowerPoint, Stream (für die Videos), den MS Authenticator (für die gesicherte Anmeldung) und last not least MS Teams (zum Chatten und Zusammenarbeiten). Achtet darauf, dass ihr die richtigen Apps von Microsoft erwischt: leider gibt es da viele Trittbrettfahrer, die Geld und Abos verlangen. Alle original Microsoft-Apps sind am Smartphone gratis!
Microsoft Office am PC
Viele haben ja eine Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) am PC bereits laufen. Oft aber in einer alten Version (2003, 2007, 2010, 2013). Im Museum haben wir nun 10-Gratis-Office-Professional Lizenzen - das reicht nicht für alle, aber viele haben ja bereits private Family-Abos oder ein Office 2019 im Einsatz. Mit der Open-Source Software LibreOffice oder OpenOffice hat man den Nachteil, dass man Dokumente herunterladen müsste, bevor man sie bearbeiten kann: nicht empfehlenswert. Da gibt es aber eine Alternative!
Word/Excel/PowerPoint gratis im Webbrowser
Wenn man einen aktuellen Browser benutzt – Google Chrome (oder den neuen Microsoft Edge, der dasselbe ist), Firefox oder Safari am Apple –, können diese Office-Dokumente direkt im Internet bearbeitet werden, was ich empfehle. Denn da müsst ihr zur Dateibearbeitung gar nichts installieren. Da können sogar parallel mehrere Personen dasselbe Dokument ändern: sie müssen halt in verschiedenen Absätzen oder Excel-Zellen arbeiten. Auch dafür gibt es ein neues Cockpit für euch: https://www.office.com
Interne News
Auf der Startseite des Intranets https://pfadfindermuseum.sharepoint.com findet ihr im „Neuigkeiten“-Bereich, was sich so digital und analog intern im Museum tut.
Viel Spaß im neuen, digitalen Zeitalter des Museums, wünscht euch das Digitalisierungs-Team.
PS: „Bahnhof?“
Wer bis daher (fast nur) Bahnhof verstanden hat, wende sich einfach an Martin(dot)Mucha(at)pfadfindermuseum(dot)org bzw. +43 664 76 11 990. Wir schaffen das!